Privacyverklaring SVAZ vzw

1.           Algemeen

Sportvereniging Aartselaar Zwemmen vzw (hierna “SVAZ”) hecht veel waarde aan de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van onze leden.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens. SVAZ houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• als betrokken persoonattent maken en deze willen

Als SVAZ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

SVAZ vzw

Zetel:  Koekoekstraat 103, 2630 Aartselaar

Emailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

 2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

 

Je persoonsgegevens worden door SVAZ verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

-          Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van onze club SVAZ (uitvoering overeenkomst)

-          Om te kunnen deelnemen aan activiteiten georganiseerd door de Vlaamse Zwemfederatie (“VZF”)  of een van zijn leden (uitvoering overeenkomst)

-          Om deel te kunnen nemen aan activiteiten georganiseerd door de Koninklijke Belgische zwembond (“KBZB”) of een van zijn leden (uitvoering overeenkomst)

-          Het versturen van nieuwsbrieven, clubinformatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

-          Het aanhouden van een website met uitslagen, rangschikkingen, prestatietijden en/of beeldmateriaal van evenementen of wedstrijden (gerechtvaardigd belang)

-          Het aanhouden van een facebookpagina enkel toegankelijk voor leden van onze club (gerechtvaardigd belang)

-          Het organiseren van een clubkampioenschap en het bijhouden van clubrecords en prestatietijden (gerechtvaardigd belang)

-          Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

3.            Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

Gegevens van alle leden van de club

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail adres (In het geval dat het lid nog niet meerderjarig is bij aanvang van het zwemseizoen zal er steeds het telefoonnummer en e-mailadres van een of beide ouders of voogd verzameld worden)
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit
• Prestatietijden en uitslagen zwemwedstrijden
• Beeldmateriaal: foto’s van zwemwedstrijden en/of clubevenementen waarop u (mogelijks) herkenbaar kan afgebeeld zijn

Bijkomende gegevens die we verzamelen van onze wedstrijdzwemmers

• Fysieke eigenschappen
• Specifieke trainings- en dietaire (be)handelingen
• Medische geschiktheidsattesten
• Beeldmateriaal: videobeelden van zwemwedstrijden en/of trainingen om een doorgedreven analyse van de zwemstijl te maken

Bijkomende gegevens van onze trainers en bestuursleden

• Sport- en/of sportclubspecifieke vormingen en bijscholingen
• Rijksregisternummer

Aangaande beeldmateriaal:   het  is belangrijk te weten dat via een mailtje naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. je op elk moment kan vragen bepaalde foto's te verwijderen of aan te passen ("blurren"), of het recht van het posten van foto's waarop uw kind staat in te trekken.

4. Wie verwerkt de gegevens?

Naast onze bestuurders en trainers worden de verzamelde gegevens ook verwerkt door volgende externe organisaties

-          VZF (Assist Online)

-          KBZB (Assist Online)

-          Antwerpen United Swimming BRABO vzw (Active Network LLC Swimming management software )

-          The Rocket Science Group LLC (Mailchimp)

 

      5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6.          Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor expliciete toestemming is gegeven door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

7.          Bewaartermijn

SVAZ  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. SVAZ  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar na het einde lidmaatschap, en dit om vergelijkingen te kunnen maken met de vorige seizoenen.

Uitzondering: besttijden van clubrecords

8.           Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens SVAZ van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze trainers en bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9.          Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hogervermeld adres kan je ons hieromtrent contacteren. 

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

10.         Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

11. Wijziging privacyverklaring

SVAZ  kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op 10 mei 2018.